Kto jest administratorem danych osobowych w CV?
Sprawdzian jest prosty: administratorem jest ten, kto decyduje, po co i w jaki sposób przetwarza Twoje dane. Firma, która czyta Twoje CV, żeby zdecydować o zatrudnieniu, sama ustala ten cel — więc to ona odpowiada za te dane.
To nie jest wiedza czysto teoretyczna. Od tego, kto jest administratorem, zależy, kogo pytasz o usunięcie CV z bazy i kto ma obowiązek powiedzieć Ci, co się z Twoimi danymi dzieje.
Co znaczy, że ktoś jest administratorem Twoich danych?
Administrator musi podać, kim jest i jak się z nim skontaktować. Musi powiedzieć, po co zbiera dane i jak długo zamierza je trzymać. Musi też umożliwić Ci skorzystanie z praw, które daje RODO — od wglądu w dane po ich usunięcie.
Co ważne, administratorem jest firma jako całość, a nie rekruter, który czyta Twoje CV. Rekruter działa w jej imieniu, więc reklamacji nie kierujesz do konkretnej osoby, tylko do organizacji.
W jednej rekrutacji administratorów może być dwóch naraz — każdy odpowiada za własny kawałek. Dokładnie tak działa wysyłanie CV przez portal z ogłoszeniami.
Kto jest administratorem, gdy wysyłasz CV przez portal albo agencję?
Kto jest administratorem w zależności od sposobu aplikowania
| Jak wysyłasz CV | Kto jest administratorem | Do kogo piszesz w sprawie danych |
|---|---|---|
| Mailem wprost do firmy | Ta firma | Adres z ogłoszenia lub kontakt ze strony firmy |
| Przez portal z ogłoszeniami | Dwóch naraz: portal — za Twoje konto i profil; pracodawca — za CV, które dostał | Portal w sprawie konta, pracodawca w sprawie samej aplikacji |
| Przez agencję pracy | Agencja; pracodawca staje się odrębnym administratorem, gdy agencja przekaże mu Twoje CV | Najpierw agencja — ona wie, komu przekazała dokument |
| Przez osobę rekrutującą na zlecenie | Firma, dla której prowadzona jest rekrutacja | Przez rekrutera, ale odpowiada firma zlecająca |
| Kreator CV, w którym piszesz dokument | Nie jest administratorem Twojej aplikacji — przetwarza dane tylko po to, żeby złożyć plik | Nie dotyczy rekrutacji |
* Dwóch administratorów nie znaczy, że odpowiedzialność się rozmywa. Każdy odpowiada za swój cel: portal za konto, pracodawca za ocenę kandydatury.
Czy można wysłać CV, gdy nie wiadomo, kto je dostanie?
Powód jest logiczny: skoro administrator ma obowiązek podać, kim jest, to ogłoszenie bez nazwy firmy ten obowiązek łamie już na starcie. Nie dowiesz się, kto ocenia Twoje dokumenty, jak długo je przechowa ani do kogo zgłosić się o ich usunięcie.
Nie znaczy to, że masz odpuścić każdą ofertę bez nazwy firmy — część z nich prowadzą agencje, które po prostu nie ujawniają klienta przed rozmową. Wtedy administratorem jest agencja i to ona musi się przedstawić. Jeśli nie przedstawia się nikt, masz prawo o to zapytać przed wysłaniem CV.
W takiej sytuacji rozsądnie jest też ograniczyć to, co wysyłasz: zdjęcie w CV i data urodzenia nie są potrzebne, żeby ocenić Twoje kwalifikacje.
Czego możesz żądać od administratora swoich danych?
Dostęp do danych — możesz zapytać, czy firma nadal ma Twoje CV i co dokładnie z niego przetwarza.
Usunięcie danych — możesz zażądać skasowania aplikacji. Firma musi to zrobić, chyba że ma inną podstawę, żeby je trzymać.
Cofnięcie zgody — jeśli zgodziłeś się na udział w przyszłych rekrutacjach, możesz się z tego wycofać w każdej chwili i bez podawania powodu. Cofnięcie działa na przyszłość i nie unieważnia tego, co już się wydarzyło.
Sprostowanie — gdy w dokumentach zostały nieaktualne dane, na przykład stary numer telefonu.
Zgłoszenie nie wymaga formularza ani uzasadnienia. Wystarczy mail na adres z ogłoszenia z informacją, czego dotyczy — w praktyce dwa zdania.
Czy musisz wpisywać administratora w klauzuli RODO?
Klauzula w CV to Twoja zgoda na przetwarzanie danych. Obowiązek podania, kto jest administratorem, leży po drugiej stronie — to firma ma Ci to powiedzieć w ogłoszeniu albo w odpowiedzi na aplikację.
Jeśli zastanawiasz się, czy klauzula jest dziś w ogóle potrzebna i jak powinna brzmieć, osobny tekst omawia klauzulę RODO do CV razem z gotowym wzorem. W kreatorze CV wstawia się ją jednym kliknięciem, więc nie musisz jej przepisywać ręcznie przy każdej aplikacji.
Klauzula na dole CV — bez wskazywania administratora
Marta Wiśniewska
+48 600 000 000
marta.wisniewska@email.pl
Łódź
Specjalistka ds. obsługi klienta z czteroletnim doświadczeniem w kontakcie telefonicznym i mailowym. Obsługa zgłoszeń w systemie CRM, rozpatrywanie reklamacji i wsparcie nowych pracowników na wdrożeniu.
06.2022–obecnie Delta Serwis Sp. z o.o.
Stanowisko: specjalista ds. obsługi klienta
2017–2021 Uniwersytet Łódzki
Kierunek: zarządzanie
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych w celu prowadzenia obecnej rekrutacji, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
Aktualna klauzula RODO dopisuje się automatycznie — wystarczy zaznaczyć ją w kreatorze CV.
Stwórz CV
Jak długo pracodawca może przechowywać Twoje CV?
Dlatego ta jedna linijka o przyszłych rekrutacjach ma realne znaczenie. Bez niej Twoje CV znika po zakończeniu naboru. Z nią zostaje w bazie i firma może odezwać się za pół roku z inną propozycją.
Żaden przepis nie wyznacza tu sztywnej liczby miesięcy — to administrator ustala termin i musi Ci go podać. Najczęściej spotyka się od sześciu miesięcy do dwóch lat.
Jeśli dasz zgodę, a potem zmienisz zdanie, wracasz do prawa z poprzedniej sekcji: jeden mail i dane mają zniknąć.
Podsumowanie
To do administratora kierujesz pytanie o usunięcie CV, cofnięcie zgody albo o to, jak długo trzyma Twoje dane. Jeśli z ogłoszenia nie da się wyczytać, kto nim jest, masz prawo zapytać, zanim cokolwiek wyślesz.
Po stronie samego dokumentu Twoim zadaniem jest tylko klauzula — i to, żeby nie wysyłać więcej danych, niż rekrutacja wymaga. Gotowe układy z poprawnie umieszczoną klauzulą znajdziesz we wzorach CV.
Zacznij od gotowego dokumentu — zobacz wzory CV na konkretne stanowiska.
Zobacz wzory CV
Źródła
Najczęściej zadawane pytania
Jest administratorem danych z Twojego konta i profilu, bo sam decyduje, po co je przetwarza. Za CV, które trafiło do pracodawcy, odpowiada już pracodawca — w sprawie samej aplikacji piszesz więc do niego, a nie do portalu.
Agencja, dopóki to ona zbiera i ocenia aplikacje. Gdy przekaże Twoje CV pracodawcy, ten staje się odrębnym administratorem tego, co dostał. Dlatego o usunięcie danych najpierw pytasz agencję — ona wie, komu dokument przekazała.
Wystarczą dwa zdania mailem na adres, z którego prowadzono rekrutację: że prosisz o usunięcie swoich danych i cofasz zgodę na przyszłe rekrutacje. Nie musisz podawać powodu ani wypełniać żadnego formularza.
Możesz, ale UODO wskazuje takie rekrutacje jako niedopuszczalne, bo administrator ma obowiązek się przedstawić. Jeśli ogłoszenie prowadzi agencja, to ona jest administratorem i powinna podać swoją nazwę — warto o to zapytać przed wysłaniem dokumentów.
Nie. Administratorem jest firma, a rekruter działa w jej imieniu na podstawie upoważnienia. Pismo w sprawie danych kierujesz więc do organizacji, nawet jeśli cały kontakt prowadziłeś z jedną osobą.
Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Przed tym warto wysłać przypomnienie i zachować korespondencję — przyda się jako dowód, że próbowałeś załatwić sprawę bezpośrednio.
Przetwarza je po to, żeby złożyć dokument i pozwolić Ci go pobrać — nie bierze udziału w rekrutacji i nie przekazuje CV pracodawcom. Aplikację wysyłasz samodzielnie, więc administratorem staje się dopiero firma, która ją otrzyma.
O autorze
Hubert Frątczak – Ekspert ds. Rozwoju Kompetencji i Planowania Kariery
Hubert Frątczak jest ekspertem kariery oraz autorem artykułów poświęconych tworzeniu przejrzystych i skutecznych dokumentów aplikacyjnych. Skupia się na praktycznych rozwiązaniach, prostocie i jasnych wskazówkach, które pomagają kandydatom przygotować profesjonalne CV bez zbędnych komplikacji. W swoich materiałach łączy podejście użytkownika z dbałością o czytelność i funkcjonalność dokumentów.
